Kelyan Scrivania digitale

LA FORZA DEL TOUCH PER L’AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO

LA SCRIVANIA DIGITALE È LA SOLUZIONE DI KELYAN CHE PERMETTE DI AUTOMATIZZARE IL PROCESSO DI ACQUISIZIONE, REGISTRAZIONE, CONTROLLO ED INSERIMENTO IN PRIMA NOTA DELLE FATTURE PASSIVE, INDIPENDENTEMENTE DALLA NUMEROSITÀ DEI DOCUMENTI E DALLE MODALITÀ DI RICEZIONE DELLE STESSE.

Si compone di due elementi interconnessi:

  1. Un sistema intelligente di riconoscimento ed elaborazione dei documenti  all’interno del Cloud di Kelyan;
  2. Un’interfaccia Touch di controllo e validazione dei documenti presso il cliente.

I componenti di riconoscimento dei caratteri e analisi semantica e l'interfaccia touch a elevata usabilità semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. I documenti possono essere maneggiati come se fossero su carta tramite semplici gesti sul touch screen.
Il sistema memorizza le eventuali correzioni effettuate dall'operatore, per future interpretazioni ed indicizzazioni.
Per particolari esigenze, possono essere associate ai documenti informazioni aggiuntive, come la Firma Digitale o il Protocollo IVA.

Gli automatismi e l'esperienza di tipo tattile velocizzano i processi, permettono una forte riduzione degli errori e dei costi, con minimi sforzi di formazione. Il documento validato è archiviato digitalmente e può essere successivamente portato in Conservazione Sostitutiva. Il tutto all'interno del Cloud Kelyan.

scrivania digitale

LE CARATTERISTICHE

BASATA SU UN MODELLO CHE INTEGRA LE PROCEDURE DI DIGITALIZZAZIONE CON I SISTEMI GESTIONALI AZIENDALI, SCRIVANIA DIGITALE CONSENTE L’AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO DALLA RICEZIONE ALLA REGISTRAZIONE DELLA FATTURA TRAMITE:

  • l’acquisizione delle fatture passive direttamente dalle loro diverse fonti;
  • la gestione dei differenti formati, rendendo digitale ciò che è cartaceo e mantenendo digitale ciò che già lo è;
  • il riconoscimento delle informazioni chiave contenute nel documento;
  • l’integrazione con le informazioni della base dati aziendale e l’inserimento di informazioni complementari;
  • la conferma delle informazioni o la loro correzione;
  • la registrazione automatica delle fatture nel sistema gestionale o ERP;
  • l'automazione dei controlli e dei processi di autorizzazione;
  • l'archiviazione del documento e la sua eventuale conservazione a norma;
  • l’utilizzo dei documenti digitali in tutte le fasi successive di lavorazione sui sistemi ERP, CRM, ecc.

COME FUNZIONA

IL FLUSSO DI ELABORAZIONE DELE FATTURE PASSIVE SI SVOLGE NEL SEGUENTE MODO:

  1. I documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono (e-mail, scanner, file system) ed inviati nel Cloud di Kelyan;
  2. Il servizio di lettura ottica (OCR) in Cloud estrae e riconosce le informazioni chiave dal documento;
  3. I dati destrutturati vengono strutturati grazie al processo di Analisi Semantica, che permette di attribuire un significato ai dati estratti dalla fattura;
  4. Il documento e gli indici estratti vengono inviati a Scrivania, che li confronta con i dati forniti dal gestionale per validarli automaticamente;
  5. Eventuali eccezioni (mancanza del fornitore in anagrafica, mancanza del/dei DDT legati alla fattura, ecc.) sono presentate all’utente amministrativo, nell’interfaccia touch, per l’eventuale correzione o conferma;
  6. Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall’operatore per future interpretazioni e indicizzazioni;
  7. I dati validati vengono inviati all’ERP per la registrazione in Prima Nota;
  8. Scrivania attende il Protocollo di Registrazione dall’ERP per applicarlo digitalmente sulla fattura.
  9. Il documento protocollato viene archiviato ed indicizzato nel sistema documentale e reso disponibile per l’accesso diretto da ERP e per la successiva conservazione sostitutiva.

I VANTAGGI

  • Bassi Costi di Setup: grazie alla configurazione facile e all’attivazione immediata dei processi digitali
  • Semplicità: dalla combinazione di componenti di OCR e analisi semantica con l’uso di touchscreen
  • Minimi sforzi di formazione: l’interfaccia ad elevata usabilità facilita al massimo le attività di digitalizzazione
  • Efficienza: con la velocizzazione dei processi del ciclo passivo e la riduzione degli errori
  • Scalabilità: anche all'aumentare delle richieste, sono garantite le prestazioni del sistema e gli SLA di servizio
  • Ritorno dell’investimento: consente una forte riduzione del personale addetto e dei costi di archiviazione
scrivania controllo puntuale delle informazioni

Controllo puntuale delle informazioni

scrivania interazione semplificata

Interazione semplificata

scrivania operativita flessibile

Operatività flessibile