K-FILES

K-FILES

L’ULTIMA FRONTIERA DELL’ ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
L’ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE DI K-FILES È STRUTTURATA SU 4 LIVELLI:

  • INTERFACCIA WEB UTENTE (GUI)
  • WEB SERVICES
  • BASE DATI
  • FILE SERVER

Questa struttura permette all’applicazione di essere completamente e rapidamente scalabile, ma non solo. Avendo disaccoppiato l’interfaccia dal livello applicativo, tramite i webservices è possibile attivare tutte le funzionalità di K-Files anche tramite altri applicativi (ERP, CRM, Portali, altri applicativi Legacy), avendo così la possibilità di archiviare un documento unico accessibile direttamente da tutta l’infrastruttura informatica aziendale.

FUNZIONALITÀ DELL’ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Gestione della security
L’operatore accede al sistema tramite una combinazione univoca di username e password. L’amministratore provvede quindi a:

  • CREARE GLI UTENTI E PROVVEDERE ALLA LORO PROFILAZIONE
  • CREARE GRUPPI DI UTENTI E PROFILARE DI CONSEGUENZA I GRUPPI CREATI

La profilazione permette di stabilire che cosa può fare l’utente o gruppo di utenti (profilazione funzionale), dove può agire l’utente o gruppo (in sostanza a quale parte di archivio o classi documentali ha accesso), le operazioni elementari autorizzate dal singolo documento o classi documentali (consultazione, modifica, inserimento, cancellazione).
Tali profilazioni (Utenti e Gruppi) possono essere importate in K-Files tramite protocollo LDAP.

Gestione delle classi documentali
K-Files permette di creare infinite classi documentali e, per ognuna di esse, definire tutti i campi indice di cui si ha bisogno per rendere semplice la ricerca successiva.
E’ inoltre possibile definire relazioni anche complesse tra diverse classi, ad esempio creando “classi trasversali di ricerca”, che permettono di fare ricerche di documenti all’interno di più classi documentali, senza conoscere precisamente la collocazione di tali documenti.

Grazie agli indici di ricerca definiti è possibile creare “link” tra documenti. Con i “link” si possono mettere automaticamente in relazione i documenti appartenenti a più classi documentali sulla base di un valore indice comune. Questa funzionalità è fondamentale ad esempio per creare automaticamente i collegamenti tra i documenti amministrativi (Ordini, DDT, Fatture, Pagamenti, Insoluti). In tal modo basterà cercare un unico documento (es. Fattura) per visualizzare immediatamente tutti i documenti ad esso legati (DDT, Ordini, Pagamenti, Mail). Questo tipo di legame è bidirezionale (es: sia fattura-bolla che bolla-fattura) e può essere creato in qualsiasi momento, anche dopo l'inserimento del documento.

K-Files permette di creare Classi Versionate per gestire le versioni dei documenti al fine di archiviare e consultare diverse revisioni dello stesso documento.

K-Files - Gestione classi

Aggregazione per fascicoli/dossier
I documenti inseriti in K-Files (indifferentemente provenienti da supporto cartaceo, elettronico o spool) sono inseriti nelle classi documentali. L’operatore può definire un’ulteriore struttura logica, il fascicolo, che raggrupperà tutti i documenti, anche provenienti da diversi classi documentali, che abbiano un qualunque nesso logico tra di loro. Ad esempio il fascicolo “Clienti” potrebbe contenere fatture, corrispondenza, solleciti e contratti inerenti a quel particolare cliente.

Ricerca puntuale e “Full Text”
Tramite l’interfaccia web è possibile effettuare ricerche puntuali sulla base degli indici definiti in fase di creazione della classe. In tal modo, basterà avere anche una sola informazione sul documento da ricercare per trovarlo facilmente.
Al fine di facilitare e di velocizzare le ricerche, è possibile, inoltre, salvare le ricerche che vengono fatte più frequentemente, così da poterle riutilizzare rapidamente, senza dover ogni volta riscrivere gli indici di ricerca.
L’Interfaccia web di visualizzazione dei risultati di ricerca è completamente personalizzabile nel numero e nella tipologia di informazioni che si vogliono rendere visibili e permette di svolgere azioni di:

  • AGGREGAZIONE DEI DOCUMENTI;
  • INVIO DOCUMENTI VIA MAIL;
  • ASSOCIAZIONE DI UN DOCUMENTO AD UN PROCESSO DI WORKFLOW;
  • DOWNLOAD DOCUMENTI IN LOCALE, SINGOLI O AGGREGATI;
  • FIRMA DIGITALMENTE I DOCUMENTI.

Talvolta, però, l’operatore vuole indicare tra i parametri di ricerca anche una condizione relativa al contenuto del documento elettronico in sé, non soltanto sugli indici caratteristici.
K-Files indicizza automaticamente i documenti caricati in base al contenuto del documento stesso, permettendo agevolmente tale modalità di ricerca.
L’indicizzazione è automatica per tutti i documenti in formato PDF, DOC, XLS ma anche per i documenti provenienti da scansione, sui quali viene eseguita una procedura intelligente di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), senza necessità di intervento da parte dell’operatore.

K-Files - Ricerca Documenti

I VANTAGGI

  • Soluzione Cloud: Nessun costo di infrastruttura
  • Piattaforma evoluta: elevata scalabilità
  • Soluzione completamente modulare: ti permette di attivare solo i moduli che servono
  • Soluzione a consumo: ti permette di pagare in base all’utilizzo
  • Granularità nella definizione degli accessi
  • Semplicità nella ricerca per indici e full text
  • Creazione automatica delle relazioni tra documenti correlati
  • Grazie ai web-services K-files si Integra con gli applicativi del cliente (Gestionale, ERP, CRM, CMS, ecc.)
  • I documenti rimangono di proprietà del cliente che può richiederne la restituzione in qualsiasi momento, senza costi aggiuntivi
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Risultato di ricerca in archivio

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Dettaglio documento