K-CONS

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K-CONS - flusso di lavoro

LA CONSERVAZIONE DIGITALE CON DELEGA DELLA RESPONSABILITÀ

CON K-CONS EVITI DI AFFRONTARE GLI INVESTIMENTI NECESSARI PER OTTEMPERARE ALL’OBBLIGO DI LEGGE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E SEI SUBITO IN REGOLA!
LA SOLUZIONE KELYAN PREVEDE UN OUTSOURCING COMPLETO, COSÌ:

  • ELIMINI DEGLI INVESTIMENTI IN INFRASTRUTTURE TECNICHE, FORMAZIONE E RESPONSABILIZZAZIONE DEL PERSONALE
  • ELIMINI I COSTI OPERATIVI E DI MANUTENZIONE
  • SEI SUBITO IN REGOLA.

K-CONS prevede solo un costo legato al consumo, proporzionale quindi ai volumi dei documenti processati, così sfrutti al meglio le competenze e le tecnologie Kelyan per la la conservazione digitale.
Oltre all’esecuzione del processo  K-CONS prevede:

  • l’impiego di metodologie strutturate a garanzia della sicurezza nel trattamento e nella conservazione dei dati;
  • il mantenimento costante della qualità del servizio;
  • il mantenimento evolutivo delle applicazioni garantendo un continuo aggiornamento rispetto alle tecnologie in uso e ai nuovi scenari tecnologici in costante sviluppo;
  • l’impiego di profili di competenza specializzati come quello del Responsabile della conservazione, il cui aggiornamento in termini di competenza viene puntualmente garantito;
  • l’adeguamento del servizio in caso di evoluzione del quadro normativo di riferimento.

Il servizio K-CONS è erogato da Kelyan in collaborazione con il partner Indicom, leader di mercato per i servizi documentali in outsourcing.

Il processo di Conservazione Digitale in Outsourcing, applicando le normative DIGITPA/Ministero dell’Economia, consente la dematerializzazione dei documenti aziendali, garantendone la piena valenza legale e la loro validità nel tempo, apponendo una firma digitale (inoppugnabilità della sottoscrizione) e una marcatura temporale (datazione certa), che ne garantiscano l’autenticità e l’integrità. Indicom risponde in modo esaustivo alla normativa in vigore.

PROCEDURE OPERATIVE

PER OTTEMPERARE ALLE NORMATIVA, INDICOM, IN QUALITÀ DI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE:

  • definirà le caratteristiche e i requisiti di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale terrà evidenza
  • organizzerà  conseguentemente  il  contenuto  dei  supporti  ottici  e  gestirà  le procedure   di   sicurezza   e   di   tracciabilità   che   ne   garantiscano   la   corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato
  • archivierà   e   renderà   disponibili,   con   l’impiego   di   procedure   elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
    – descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti
    – estremi identificativi del responsabile della conservazione
    – estremi identificativi delle persone eventualmente delegate e dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati
    – indicazione delle copie di sicurezza.
  • manterrà e renderà accessibile un archivio dei software e dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
  • verificherà la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione
  • adotterà le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema preposto al processo  di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
  • richiederà la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite
  • definirà e documenterà le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale
  • verificherà  periodicamente,  con  cadenza  non superiore  a  cinque  anni,  l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

CERTIFICAZIONE DEI PROCESSI

I PROCESSI DI ARCHIVIAZIONE OTTICA, CONSERVAZIONE DIGITALE E GESTIONE DEL CICLO PASSIVO SONO CERTIFICATI.

I VANTAGGI

  • Soluzione Cloud: Nessun costo di infrastruttura
  • Delega della Responsabilità della conservazione
  • Delega dell’Operatività: nessuna attività a carico del Cliente per l'espletamento delle procedure di conservazione
  • Procedure e personale addetto costantemente aggiornati secondo le norme di legge
  • Redazione del Manuale della conservazione
  • Sicurezza dei dati

SERVIZI INCLUSI

  • costituzione del pacchetto per acquisizione o importazione da altri sistemi;
  • eventuale normalizzazione o conversione di formato;
  • controllo della consistenza del lotto;
  • firma dei documenti con il certificato del Cliente (per documenti elettronici);
  • generazione di una evidenza informatica che contiene l’impronta dei documenti del lotto e gli indici relativi;
  • apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione sull’evidenza informatica;
  • apposizione di una marca temporale sulla suddetta evidenza informatica;
  • archiviazione dei documenti su un supporto di conservazione compatibile con la normativa vigente (“esibizione online”);
  • generazione delle copie di backup (“DVD autoconsultanti”).

Partner

Partner INDICOM Document Care