Fatturazione Pubblica Amministrazione

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

IL DECRETO N° 55 DEL 3 APRILE 2013 STABILISCE CHE LE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE NON POTRANNO PIÙ ACCETTARE FATTURE IN FORMATO CARTACEO, OBBLIGANDOLE AD ACCETTARE LE SOLE FATTURE ELETTRONICHE, DAL 6 GIUGNO 2014 PER I MINISTERI, LE AGENZIE FISCALI E GLI ENTI NAZIONALI DI PREVIDENZA E ASSISTENZA SOCIALE

DAL 31 MARZO 2015 LA NORMA ENTRA IN VIGORE ANCHE PER LE ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI INCLUSE NELL’ELENCO ISTAT E PER LE AMMINISTRAZIONI LOCALI.

ALCUNE DEFINIZIONI

FATTURA ELETTRONICA
La Fattura elettronica è un documento informatico, non contenente codice eseguibile né macroistruzioni, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio e da questo recapitato all’Amministrazione destinataria; può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture.
I dati della fattura elettronica da trasmettere attraverso il Sistema di Interscambio devono essere rappresentati in formato XML (eXtensible Markup Language), secondo lo schema e le regole riportate nelle Specifiche tecniche del formato della Fattura PA.

I SOGGETTI: L’INTERMEDIARIO
L’intermediario è l’azienda che si occupa a nome del fornitore della trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, o di cui si  avvale l’Amministrazione per la ricezione delle stesse dal Sistema di Interscambio

I SOGGETTI: IL SDI
Il SdI è il sistema informatico creato da SOGEI  che gestisce lo scambio dei documenti tra i soggetti.
ll Sistema di Interscambio è in grado di:

  • RICEVERE LE FATTURE SOTTO FORMA DI FILE CON LE CARATTERISTICHE DELLA FATTURA PA
  • EFFETTUARE CONTROLLI SUI FILE RICEVUTI
  • INOLTRARE LE FATTURE ALLE AMMINISTRAZIONI DESTINATARIE
  • INOLTRARE LE NOTIFICHE ALL’INTERMEDIARIO

I SOGGETTI: LA P.A.
Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie, tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice identificativo denominato "CUU – Codice Univoco ufficio" assegnato da AgID e reperibile nell'IPA - Indice della Pubblica Amministrazione.

Per far fronte alle nuove normative i fornitori delle amministrazioni pubbliche devono rapidamente adeguare la propria struttra informatica alle gestione della nuova modalità di creazione, invio, archiviazione e conservazione delle fatture verso la PA.
Le aziende hanno due possibilità:

  • Modificare e aggiornare tutti i propri processi interni di gestione ed invio delle fatture alla Pubblica Amministrazione.
  • Affidarsi ad un partner che ha già creato la soluzione integrabile con qualsiasi gestionale/ERP.

Kelyan, in collaborazione con Indicom, ha sviluppato due soluzioni di gestione della fatturazione verso la Pubblica Amministrazione che soddisfano le esigenze di tutte le aziende:

  • LA SOLUZIONE INTEGRATA
  • LA SOLUZIONE PORTALE

LA SOLUZIONE INTEGRATA

LA SOLUZIONE INTEGRATA AUTOMATIZZA IL PROCESSO DI INVIO DELLE FATTURE VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E GESTIONE DELLE NOTIFICHE. IL PROCESSO È SCHEMATIZZATO DI SEGUITO.

La soluzione integrata automatizza il processo di invio delle fatture verso la pubblica amministrazione e gestione delle notifiche

Il Cliente:

  1. Crea la fattura nel gestionale come di consueto
  2. Emette dal gestionale la fattura in formato PDF/XML/CSV/Spool di stampa

Kelyan in collaborazione con Indicom:

  1. Normalizza il flusso dati e crea l’XML conforme PA
  2. Firma digitalmente la fattura con firma remota massiva
  3. Invia i documenti al SdI tramite Indicom (Intermediario autorizzato)
  4. Archivia la fattura elettronica
  5. Invia ed archivia le notifiche di avvenuta consegna e accettazione della fattura
  6. Conserva tramite Indicom le fatture e le notifiche

LA SOLUZIONE PORTALE

LA SOLUZIONE “PORTALE” DI KELYAN È STUDIATA PER LE AZIENDE CHE EMETTONO FINO A 50 FATTURE/ANNO VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE. IN QUESTA SOLUZIONE KELYAN ED INDICOM METTONO A DISPOSIZIONE UN PORTALE DI CARICAMENTO FATTURE. BASTERÀ AVERE UN BROWSER WEB ED UN COLLEGAMENTO AD INTERNET.

Il cliente:

  • Accede al portale web
  • Carica manualmente I dati di fattura, grazie ad una procedura semplificata
  • Scarica la fattura creata in format XML per firmarla con un proprio certificato di firma o, in alternativa, delega la firma della fattura all’intermediario;
  • Controlla e gestisce, sempre sul portale, le notifiche del SdI

Kelyan/Indicom:

  • Mettono a disposizione il portale allineato sempre alla normativa vigente
  • Inviano le fatture al SdI
  • Gestiscono le notifiche
  • Conservano le fatture e le notifiche come da normativa

I VANTAGGI DELLA SOLUZIONE INTEGRATA

  • Nessun cambiamento nel proprio flusso di generazione della fattura;
  • Nessuna customizzazione sul sistema gestionali/ERP potendo gestire qualsiasi tipo di file di output;
  • Soluzione Cloud senza installazione di software locale;
  • Archiviazione e conservazione automatica delle fatture e delle notifiche del SdI con la creazione di relazioni tra di esse che ne facilitano la ricerca;
  • Basandosi sulla piattaforma di archiviazione documentale K-Files ha già un potente sistema di archiviazione e ricerca dei files;
  • Se il cliente decide di archiviare altri tipi di files non deve dotarsi di una nuova soluzione

I VANTAGGI DELLA SOLUZIONE PORTALE

  • Caricamento facilitato delle fatture sul portale;
  • Nessun costo di integrazione con il gestionale/ERP;
  • Soluzione in cloud senza nessuna installazione locale;
  • Conservazione a norma delle fatture e delle notifiche.
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